ДамОтвет.ру

Компьютеры и технологии

Восстановление данных

 

 

Графическое представление документов становится всё более подходящим в различных бизнес-ситуациях

 

Контракты и соглашения - это бумажные документы, которые создаются большими предприятиями в больших объёмах. Проработав данные документы, мы, как правило, отправляем их в архив и в дальнейшем не часто ими пользуемся. Однако если возникает необходимость найти какой-либо документ, например, для судебного процесса, мы должны это сделать как можно быстрее, а для этого необходимо, чтобы к документам был простой и удобный доступ.

На судебном процессе вы имеете дело с адвокатами, почасовая оплата которых очень высока. Представьте, если вы будете тратить время из-за того, что не можете найти нужный документ, то вы понесёте дополнительные непредвиденные расходы.

Ситуация может быть ещё сложнее, если документы хранятся в папках, а папки, в свою очередь, находятся в картотечных шкафах в специальных комнатах в различных странах. Это обычная практика хранения документов глобальными предприятиями.

Распределённый доступ к документам.

Одной из основных проблем работы с бумажными документами заключается в следующем: если адвокату главного офиса или филиала необходимо просмотреть контракт, то работники офиса, занимающиеся документами, должны будут сделать одну из следующих процедур:
- переслать по факсу данный контракт адвокату;
- отправить ему документ-оригинал;
- или же прибегнуть к другим схожим процедурам. Все подобные процедуры включают нахождение контракта среди различных бумажных документов в архиве.

В таких ситуациях организациям следует воспользоваться методом графического представления документов. Это значит, что с бумажными документами необходимо будет проделать следующие операции:
- сначала преобразовать их в электронные изображения;
- затем сделать их машинно-считываемыми текстовыми документами;
- проиндексировать полученные текстовые документы;
- создать метаданные. У документов будут такие метаданные, как прикреплённые теги и краткое содержание.

Электронные документы можно сохранять на центральном сервере, поиск которых сможет осуществлять любой авторизированный человек с любого места, где будет доступ в Интернет. В этом и заключается распределённый доступ, который значительно отличается от прежнего обременительного процесса поиска документов.

Более безопасное хранение бумажных документов.

Благодаря тому, что у работников будет удобный доступ к электронным изображениям документов-оригиналов, то им в очень редких случаях понадобятся сами документы-оригиналы. Это значит, что документы-оригиналы можно будет хранить в отдельном, специализированном месте, где будут предприняты специальные меры предосторожности, защищающие документы от повреждения. В специальном месте для документов будут также осуществляться такие операции, как уничтожение документов по истечению их срока хранения.

Хранение документов в отдельных, специализированных помещениях значительно отличается от практики хранения документов в различных архивах. В архивах документы, как правило, собираются, в то время как в специальных помещениях для хранения документов предусмотрены средства уничтожения документов по истечению их срока хранения.

Заключение.

Метод графического представления документов, который подразумевает предобразование документов в электронные текстовые документы, а затем процесс индексирования, может быть применён на больших предприятиях. Помимо того, что данный метод упрощает и ускоряет процесс нахождения документов, он также обеспечивает более безопасную и систематическую поддержку бумажных документов-оригиналов.

В результате применения метода графического представления документов:
- сократятся расходы;
- организация сможет быстрее выполнять свои операции;
- судебный процесс будет менее дорогим.

 

 

Поиск схожих статей:

 

срок хранения

 

необходимые документы

 

офисы помещения

 

сроки хранения документов

 

получение документов

 

хранение документов

 

срок истечения

 

правила хранения

 

заключают контракты

 

документы организации