ДамОтвет.ру

Компьютеры и технологии

Восстановление данных

 

 

Графическое представление документов значительно улучшает условия их хранения

 

Чтобы увидеть, как связаны графическое представление документов и объём хранения, требуется провести специальную историческую экспертизу. Бумажные документы поступают в офис отовсюду:
- из отдела обработки корреспонденции;
- отдела печати;
- юридической конторы;
- правительства;
- поставщиков;
- потребителей и из других отделов внутри самой организации.

Служебный персонал работает над переписыванием деталей документов в учётные книги, передачей их другим людям, имеющим к ним непосредственное отношение, над заметками на документах, составлением ответных писем, где необходимо и т.д.

Когда документ больше не нужен, его отправляют в отдел хранения картотек. Клерк распределяет все документы в подходящее отделение для бумаг и позже вынимает оглавление из каждой ячейки и кладёт документы в подходящие папки.

В конце сеанса папки помещают обратно в специальный шкаф для хранения документов. В большом офисе необходимы сотни таких шкафов для хранения всех бумаг, а для таких шкафов требуется специально оборудованная комната. Это типичный сценарий хранения в прежнее время (который может ещё существовать в старомодных офисах).

Компьютеры и графическое представление документов.

С появлением компьютеров, объём бумаг значительно сократился. Копии созданных компьютером документов могут быть распечатаны, когда это необходимо, не нужно использовать копирку при создании копий, как это происходило в былые времена.

Сетевые системы дают возможность нескольким отделам обращаться к документам, хранящимся на центральном сервере, и сокращают необходимость печати документов для передачи их другим отделам. Переписка по email сохраняется автоматически без вашего участия. Интернет может сократить объём документов ещё больше.

Графическое представление документов и система управления контентом на предприятиях существенно изменила весь сценарий. Документы могут быть преобразованы в электронный вид и включены в специальный список предприятия.

Секретностью, которую обеспечивают при необходимости электронные (и резервные) копии, может быть обеспечена путём дробления документов на мелкие части. Те документы, которые должны находиться под защитой закона, и которые необходимы в качестве судебных доказательств, нужно хранить в специальных комнатах для хранения файлов. Сегодня всё больше растёт признание электронных документов как допустимых доказательств, бумажные же постепенно отходят на второй план.

Это приводит к тому, что десятки и даже сотни картотечных блоков становятся ненужными, от них избавляются, а пространство, занимаемое файловыми комнатами, начинают использовать для более продуктивных целей. Отношения между графическим представлением документов и требованиями к их хранению выдвигаются на первый план.

Меньшие требования к хранению означают существенное снижение затрат.

Снижение затрат происходит не только из-за ликвидации картотечных блоков и дорогого пространства комнат для хранения файлов (которые должны быть рядом с офисом в лучшей части бизнес района), но также из-за сбережений на труде, необходимом для сортировки документов, поддержании картотек и перемещении документов из кабинета в кабинет. Процесс поиска документов в одиночку займёт существенное количество рабочего времени, в особенности, если нужный документ находится не на своём месте.

Заключение.

Процесс управления системой бумажных документов включает в себя огромные требования для их хранения. Графическое представление документов, позволяет преобразовывать бумажные документы в электронный формат, требующий незначительного пространства для хранения в сравнении с прежними картотечными блоками и помещениями для хранения. Результаты поразительны, особенно с точки зрения пространства для хранения и снижения затрат.

 

 

Поиск схожих статей:

 

необходимые документы

 

хранение документов

 

процесс доказательства

 

шкаф управления

 

условия хранения

 

список документов